Cristal collectif : Programme de simplification et de modernisation des procédures financières
Depuis le début de l’année 2023, un collectif d’agents du secteur financier du CNRS élabore des stratégies destinées à simplifier et à améliorer l’efficacité des procédures financières au sein de l’établissement. Leurs travaux ont déjà permis d’alléger la charge de travail quotidienne de nombreux gestionnaires des unités CNRS.
Le lancement du programme de simplification des procédures financières part d’un double constat. D’un côté, des critiques émanaient de la part des personnels de recherches à propos de la complexité de certaines démarches administratives. D’autre part, les gestionnaires des laboratoires et des services financiers et comptables faisaient eux aussi état de redondances administratives qui nécessitaient d’être corrigées. Sous l’impulsion d’un collectif d’agents du secteur financier, un large programme destiné à améliorer ces procédures a donc été lancé début 2023. Un comité de simplification, composé de personnels de la Direction des comptes et de l'information financière (DCIF), et d’agents des services financiers et comptables répartis sur tout le territoire national a ainsi vu le jour. Son objectif ? Faire remonter toutes les possibilités d’améliorations qui peuvent être mises sur pied rapidement, tout en produisant des résultats probants. Ce comité sert également à imaginer des développements qui s’inscrivent sur des temps plus longs. Deux ans et demi après sa mise en place, les premiers résultats sont déjà là. L’intégration d’automates au sein des logiciels financiers a ainsi permis d’augmenter le taux de prise en charge automatique des factures établies par les fournisseurs. Aujourd’hui, près de 10 % des factures sont traitées automatiquement. La mise en place d’un visa dématérialisé pour les bons de commande dans l’outil de gestion des laboratoires GESLAB a également largement simplifié les démarches. Avant cette évolution, les responsables d’unités étaient tenus d’apposer un visa sur un bon de commande au format papier. Ils peuvent désormais valider ces derniers en ligne, en un clic. Un changement bienvenu, qui permet aux responsables d’unité d’assurer la continuité de leurs missions administratives même lorsqu’ils sont en déplacement. Mais pour l’équipe en charge du programme de simplification, le chantier ne fait que commencer. Prochaine étape : la rénovation en profondeur des logiciels GESLAB et Budget-Finance-Comptabilité (BFC), afin d’automatiser davantage d’opérations, mais aussi de faciliter les échanges d’informations entre ces deux logiciels.
Lauréats :
Pierre-Emmanuel Allizon - Chef de projet MOA finances - Direction des comptes et de l’information financière (DCIF)
Christophe Couilleau – Responsable du pôle dépenses – Délégation Aquitaine (DR15)
Gérard Guillard – Chef de projet MOA finances - Direction des comptes et de l’information financière (DCIF)
Séverine Bourget Hillairet – Responsable SMR - Direction des comptes et de l’information financière (DCIF)
Myriam Lemoust Delafosse - Chef de projet MOA finances - Direction des comptes et de l’information financière (DCIF)
Ladan Mojevarian – Responsable adjointe S2R - Direction des comptes et de l’information financière (DCIF)
Fabrice Molinari – ACS CSF – Délégation Rhône Auvergne (DR07)
Séverine Mousset - Chef de projet MOA finances - Direction des comptes et de l’information financière (DCIF)
Vincent Toldre - Responsable du SCD - Direction des comptes et de l’information financière (DCIF)
Michel Traisnel – Responsable adjoint de la MOA finances - Direction des comptes et de l’information financière (DCIF)
Nathalie Truno - Chef de projet MOA finances - Direction des comptes et de l’information financière (DCIF)
Hamza Walali – Responsable du pôle comptabilité – Délégation régionale Occitanie Est (DR13)